Có hai cách phổ biến để nhiều máy tính cùng dùng chung một máy in trong mạng LAN: chia sẻ qua một máy tính làm trung gian, hoặc kết nối trực tiếp tới máy in có sẵn cổng mạng/Wi-Fi — mỗi cách phù hợp với quy mô và nhu cầu khác nhau.
Chia sẻ qua máy tính (Print Server)
Cắm máy in vào một máy tính qua USB, bật chia sẻ (Printer Properties > Sharing > Share this printer), các máy khác trong mạng thêm máy in qua đường dẫn \\tenmay\tenmayin. Máy tính chia sẻ phải luôn bật thì các máy khác mới in được — phù hợp mạng nhỏ, ít máy in.
Kết nối trực tiếp qua mạng
Máy in có địa chỉ IP riêng trên mạng (cổng LAN hoặc Wi-Fi tích hợp), các máy tính thêm máy in trực tiếp qua địa chỉ IP đó mà không phụ thuộc máy tính trung gian nào phải bật. Phù hợp văn phòng nhiều người dùng chung một máy in thường xuyên.
Các bước thêm máy in qua địa chỉ IP
Bước 1: Xác định địa chỉ IP của máy in
In trang cấu hình mạng trực tiếp từ máy in hoặc xem trong menu màn hình máy in.
Bước 2: Thêm máy in trên từng máy tính
Settings > Printers & scanners > Add device > "The printer that I want isn't listed" > chọn thêm bằng địa chỉ TCP/IP.
Bước 3: Cài đúng driver cho từng máy tính
Dù dùng chung một máy in vật lý, mỗi hệ điều hành/kiến trúc (32-bit/64-bit) cần đúng driver tương ứng.
Bước 4: Gán IP tĩnh cho máy in
Tránh tình trạng máy in đổi IP sau khi khởi động lại router khiến các máy tính mất kết nối.
Xem thêm Cách quy hoạch địa chỉ IP văn phòng và Máy in mạng đổi IP khiến không in được
Trao đổi phương án chia sẻ máy in cho văn phòng